Come migliorare collaborazione e trasparenza nei flussi di lavoro con i workflow SAP
Telefonate e email sono un eccellente strumento di comunicazione ma, se utilizzate in modo improprio, possono causare problemi. Proprio per questo motivo, in molte aziende sono state avviate campagne per sensibilizzare - e in alcuni casi imporre - una riduzione dell’uso delle email. Più complicate, invece, sono le campagne finalizzate a limitare l’uso inappropriato (seppur per fini lavorativi) delle telefonate, per chiedere informazioni o per sollecitare attività, per esempio.
Nonostante le buone intenzioni, queste azioni spesso portano risultati deboli e, in molti casi, sono addirittura fallimentari. Questo perché, se le campagne non sono accompagnate da interventi organizzativi e di sistema, di fatto partono dalla punta dell’iceberg, senza mai calarsi in profondità.
Affinché le azioni volte a ridurre email e telefonate siano efficaci, sono necessari provvedimenti per risolvere alla base i problemi legati a quei processi che richiedono l’interazione e la collaborazione tra più persone operanti nel processo stesso, spesso in fasi differenti del flusso di lavoro.
Un enorme beneficio in questo senso può essere tratto dalla gestione dei processi della supply chain - tipicamente complessi e trasversali all’organizzazione - con l’utilizzo di workflow; per le aziende che utilizzano SAP, questo significa utilizzare il modulo nativo “SAP Business Workflow”.
SAP Business Workflow® è uno strumento per la gestione dei flussi di lavoro, incorporato in SAP Business Suite, pensato per rispondere alla necessità di definire processi o flussi di lavoro configurabili e incentrati sulle persone.
Questo tool di SAP è lo strumento ideale per garantire che i flussi di lavoro siano assegnati alla persona giusta al momento giusto, nella sequenza corretta e con le informazioni necessarie.
I maggiori problemi che risultano efficacemente gestiti con SAP Business Workflow sono:
- i processi di aggiornamento delle anagrafiche materiali, che richiedono una moltitudine di task di approvazione e di interazioni tra persone con funzioni diverse, in tempi spesso sfasati (prezzi, listini, accodi di fornitura, caratteristiche di prodotto, dati per la produzione, per la consegna e molti altri)
- le richieste di acquisto, di ordini e di verifica delle fatture inviate dai fornitori
- i processi ripetitivi, a cui le risorse dedicano molto tempo
- i processi controllati, per i quali una prova di esecuzione risulta essenziale
Clicca qui per conoscere i 5 problemi della supply chain da risolvere con il Business Workflow di SAP.
L’introduzione di workflow nei processi appropriati porta diversi vantaggi, tra cui:
- il coordinamento di tutte le attività̀ di un processo che attraversano trasversalmente funzioni, reparti e ruoli
- la conoscenza dello stato del processo, ovvero il sapere chi sta lavorando a che cosa
- il monitoraggio e la gestione efficace delle scadenze
- la riduzione dei tempi di completamento
- una maggiore collaborazione interna
Grazie al miglioramento dei singoli processi, anche l’azienda nel suo complesso potrà aumentare le proprie performance in relazione alla produttività e al clima interno. In particolare, i risultati saranno:
- l’aumento della produttività̀ dei dipendenti
- il miglioramento del morale dell’azienda
- una cultura aziendale positiva e il benessere dei dipendenti
- la riduzione del numero di documenti persi
- un aumento dell’efficienza dei dipendenti remoti
- la diminuzione del numero di colli di bottiglia
Come è possibile tutto questo?
Grazie a SAP Business Workflow, vengono definite le modalità e i casi in cui devono essere inviate notifiche automatiche, che si attivano quando ci sono decisioni da prendere, documenti da preparare e format da compilare.
Inoltre, sarà possibile conoscere lo stato di ogni attività, visto che tutte saranno tracciate: essere a conoscenza dell’avanzamento del flusso di lavoro e capire quali sono gli step successivi non richiederà né email né telefonate e le informazioni saranno corrette e attuali.
In questo nostro precedente articolo troverai spiegati 4 casi applicativi: Workflow per la gestione delle anagrafiche materiali, Workflow per il Procurements, Workflow per il trasferimento delle informazioni, Workflow per l’automazione in background.
